FAQ
Najczęściej zadawane pytania
Najczęściej zadawane pytania |
Czym jest aplikacja Beauty Doc i dla kogo aplikacja jest dedykowana?
która zorganizuje pracę w Twoim gabinecie. Korzystając, masz wszystko w
jednym miejscu: pełną historie zabiegów, karty klientów, formularze
świadomej zgody, zdjęcia, dotychczasowe zgody, notatki. Korzystając z
Beauty Doc, proces wypełniania zgód zabiegowych oraz ich przechowywania,
archiwizowanie i wyszukiwanie odbywa się w aplikacji.
w aplikacji jego kartę wraz z całą historią wizyt, notatkami, zdjęciami.
Co zyskujesz, korzystając z BeautyDoc?
Posiadanie takiego narzędzia w salonie jest w stanie zmienić komfort pracy i usprawnić ją. Jest to nieporównywalnie szybkie rozwiązanie względem korzystania z dokumentów w wersji papierowej. Korzystając z BeautyDoc, nie trzeba niczego drukować, przechowywać, szukać kart w kartotece oraz poświęcać na nie miejsca. Ponadto karty nigdy się nie zgubią ani nie zniszczą (włamanie/pożar/zalanie etc). Dane są bezpiecznie przechowywane i dostępne w ciągu kilku chwil o każdej porze oraz z każdego miejsca na ziemi.
FAQ
KORZYSTANIE Z APLIKACJI
Czy w Beauty Doc są dostępne gotowe formularze świadomej zgody?
Czy jest możliwość dodawania zdjęć do zabiegu?
Tak, do każdego zabiegu jest możliwość załączenia 5 zdjęć przed zabiegiem i 5 po zabiegu.
Czy jest możliwość dodawania notatek do zabiegów?
Tak, do każdego zabiegu możesz dodać notatkę. Jest także podział na notatki „ogólne” oraz „medyczne”, by najważniejsze informacje były dostępne bez szukania.
Jak wygląda karta Klienta, gdy wykonał on więcej niż jeden zabieg?
Czy mogę dodać dodatkowy zapis do formularza, gdy przypadek danego klienta tego wymaga?
Tak, przy wypełnianiu zgody istnieje możliwość dodania dodatkowego dowolnego zapisu tzw. dodatkowej zgody, pod którym Klient się podpisze.
Jak wygląda proces wypełniania zgody przez klienta, jeśli mam recepcję?
Czym różnią się pakiety?
Pakiety są zróżnicowane na ilość pracowników oraz ilość generowanych formularzy miesięcznie. Każdy pakiet ma 2 tygodnie testowe bez opłat oraz pełną funkcjonalność aplikacji.
Który pakiet wybrać?
Pakiety są zróżnicowane ze względu na ilość pracowników danego salonu i tym należy się sugerować, wybierając pakiet dla siebie.
Na jakich urządzeniach mogę korzystać z aplikacji BeautyDOC?
Z Beauty Doc, możesz korzystać tak, jak jest Ci wygodnie – może to być tablet, telefon lub laptop, niezależnie od oprogramowania czy też producenta. Do wypełniania zgód przez klietki w gabinecie rekomendujemy tablet, ponieważ jest poręczny i najwygodniejszy w użytkowaniu, natomiast do tworzenia własnych formularzy, lub edycji już istniejących, rekomendujemy laptop, ze względu na łatwość kopiowania i wklejania tekstu.
W jakie urządzenia powinien być wyposażony salon kosmetyczny aby korzystać z aplikacji?
Rekomendujemy zakup tableta. Nie musi to być drogi sprzęt, wystarczy tani model. Do aplikacji logujesz się z poziomu przeglądarki, więc aplikacja nie zajmuje miejsca na urządzeniu.
Czy można przetestować aplikacja bezpłatnie?
Tak, można użytkować aplikację przez 2 tygodnie bezpłatnie. W okresie testowym jest pełna funkcjonalność aplikacji.
Jakich danych potrzebuję aby założyć konto?
Potrzebne będą takie dane jak: Imię, Nazwisko, nazwa firmy, NIP, adres prowadzenia działalności, numer kontaktowy oraz e-mail.
Jak założyć konto?
Jeśli jeszcze nie jesteś użytkownikiem Beauty Doc, wystarczy, że zarejestrujesz się przez stronę https://app.beautydoc.com.pl/login. Po utworzeniu konta masz 2 tygodnie okresu próbnego, który jest bezpłatny.
Ile kosztuje założenie konta?
Założenie konta jest bezpłatne.
Czy muszę mieć firmę aby założyć konto?
Tak, do założenia konta niezbędne jest podanie NIP – u
Czy jest i jak wygląda proces weryfikacji konta i firmy?
Po założeniu konta, otrzymasz na podany e-mail link weryfikacyjny, niezbędny do utworzenia konta. Nie prowadzimy weryfikacji firmy, bazujemy na danych podanych przez użytkownika.
Podałem błędny adres e-mail podczas rejestracji co powinienem zrobić?
Należy skontaktować się z administracją i podać poprawny adres email. Poprawimy go w bazie oraz wyślemy link weryfikujący.
Jak mogę skontaktować się z Biurem Obsługi Klienta?
Możesz skontaktować się z nami rozwijając nazwę swojej firmy w prawym górnym roku ekranu. Na rozwiniętym pasku wystarczy wejść w “kontakt z administracją”, by przesłać do nas wiadomość. Ponadto nasi konsultanci służą pomocą od poniedziałku do piątku w godzinach 9:00 – 16:00 pod numerem telefonu 735 657 548.
W jakich godzinach działa biuro obsługi klienta?
Biuro obsługi klienta działa od poniedziałku do piątku w godzinach 9:00-16:00
Czy klientka da radę sama wypełnić zgodę, czy potrzebna jest pomoc osoby wykonującej zabieg?
Aplikacja jest bardzo intuicyjna i prosta w obsłudze – Klientka otrzymuje od zabiegowca formularz do wypełnienia na tablecie i jak najbardziej może to zrobić sama. Po wypełnieniu zgody pojawia się podsumowanie, tablet przejmuje osoba wykonująca zabieg, by omówić z klientką wypełnioną zgodę oraz zweryfikować ewentualne przeciwwskazania. To jest także moment na to, by wrócić do wypełnianej zgody, w sytuacji gdy Klient odpowiedział nie poprawnie, lub czegoś nie wiedział. Po wywiadzie, klient składa podpis. Cała procedura wypełniania dokumentacji w Beauty Doc została przemyślana i zaprojektowana tak, by przypominała jak najbardziej dotychczasową procedurę wypełniania zgód w gabinecie.
Czy klientka może wyjść z wypełniania zgody i wejść w dowolne miejsce w aplikacji?
Nie ma takiej możliwości, wszelkie działania są zabezpieczone hasłem, dlatego też możesz mieć pewność, że nikt z nie upoważnionych osób będzie mógł przeglądać aplikacje. Klient wypełniając zgodę ma dostęp jedynie do tej funkcji.
Ile zajmuje wypełnienie formularza?
Jakie są dostępne gotowe formularze zabiegowe ?
Jakie są ograniczenia w kreatorze formularzy?
– Zgoda niewymagana (brak ograniczeń co do ilości znaków)
Co z dokumentami utworzonymi w Beauty Doc, jeśli będę chciała zrezygnować z współpracy?
Po zakończeniu współpracy, każdy Klient będzie miał miesiąc, by pobrać poprzez masowy eksport całą dokumentacje, stworzoną w aplikacji. Należy w tym celu skontaktować się z administracją
Czy zdjęcia do zabiegu mogę dodać później?
Zdjęcia najlepiej dodawać od razu, można je robić bezpośrednio z tableta. Jeśli natomiast chciała byś dodać je później, to jak najbardziej jest taka możliwość. Należy natomiast pamiętać, że dopiero gdy zabieg jest zakończony, pojawia się w karcie klinta, w historii zabiegów.
Czy konieczna jest weryfikacja podpisu Klienta?
W Beauty Doc zawsze weryfikujemy podpis Klienta, ponieważ jedynie zweryfikowany podpis pozwala jednoznacznie zidentyfikować klienta.
Czy aplikacja zajmuje dużo miejsca na urządzeniu?
Aplikacja w ogóle nie zajmuje miejsca na urządzeniu, ponieważ się jej nie instaluje. Logujemy się do niej z poziomu przeglądarki.
Co zalecamy zrobić z dotychczasowymi zgodami klientów?
Do każdego pakietu jest możliwość wykupienia opcji wgrania dotychczasowych zgód klientów w PDF, by wszystkie dokumenty mieć w jednym miejscu. Można je podpiąć pod konkretnego klienta i będą widoczne w karcie danej osoby w zakładce “pliki”
Jakie dokumenty powinnam wgrać do formularzy?
Koniecznością jest wgranie własnego RODO. Rekomendujemy także wgranie regulaminu salonu oraz zaleceń pozabiegowych. Dokumenty wgrywa się w formacie PDF.
Czy gdy klientka przychodzi na kolejny zabieg konieczne jest wypełnianie kolejnej zgody na zabieg?
Tak, ponieważ jest to kolejny zabieg, na który klientka musi wyrazić zgodę, oraz by zabieg dodał się do historii zabiegów. Natomiast by skrócić formalności do minimum, można w karcie klienta wybrać zabieg, który będzie powtarzany oraz kliknąć “ponów zabieg”. To działanie przekierowuje nas do wypełnionego przez Klientkę formularza. Można nanieść zmiany, jeśli takowe zaszły, lub przejść bezpośrednio do podpisu Klientki. Całość zajmuje dosłownie chwilę.
Jak zmienić dane firmy w systemie?
Jak odzyskać utracone hasło?
Hasło można odzyskać poprzez opcję “Odzyskaj hasło” w panelu logowania.
Czy dane i dokumenty przechowywane w aplikacji są bezpieczne?
Beauty Doc przechowuje dane na dwóch niezależnych serwerach, wobec czego nie ma możliwości utraty danych. Każdy z serwerów jest dedykowany jedynie dla naszej firmy oraz są one dzierżawione u dwóch niezależnych dostawców. Serwery, na których przechowujemy dane są na terytorium Unii Europejskiej.
Czy moje zgody znikną, jeśli zepsuje mi się urządzenie?
Nie, dlatego że wszystkie dokumenty wygenerowane przez Beauty Doc przechowywane są na serwerze, nie na urządzeniu z którego użytkujesz aplikacje. Dokumenty są więc bezpieczne niezależnie od tego, czy uszkodzisz urządzenie, czy zostanie ono skradzione.
Czy mogę korzystać z aplikacji na wielu urządzeniach?
Jak najbardziej. Logowanie do systemu odbywa się z poziomu przeglądarki, więc aplikacja nie jest zainstalowana na konkretnym urządzeniu. Można zalogować się z dowolnego urządzenia.
Moje konto zostało zablokowane, jak je odblokować?
Jeśli Twoje konto zostało zablokowane, prawdopodobnie masz nie opłaconą fakturę. Po uregulowaniu należności odzyskasz dostęp do pełnej funkcjonalności aplikacji. Jeśli natomiast nie jest to kwestia płatności, skontaktuj się z administracją.
Kiedy następuje rozliczenie mojej usługi?
Po wybraniu pakietu oraz opcji rozliczenia (miesiąc/kwartał/rok) zostaje wystawiona faktura, którą należy opłacić, by aktywować pakiet.
Kiedy otrzymam fakturę za aplikację?
Faktura zostaje wystawiona od razu po wybraniu danego pakietu. By go aktywować, należy opłacić fakturę przez bramkę płatności.
Jak usunąć konto?
Jak usunąć moje dane z aplikacji BeautyDOC?
Czy Beauty Doc posiada kalendarz?
Kalendarz jest w budowie i niebawem będzie dostępna także ta funkcja.
Czy jest możliwość przetestowania aplikacji za darmo?
Tak, po zarejestrowaniu przysługuje 14 dniowy, darmowy dostęp do pełnej funkcjonalności aplikacji.
PRAWO I RODO
Czy prawo dopuszcza dokumentację elektroniczną w razie sporu sądowego? Jeśli tak, to na jakiej podstawie?
Dlaczego dopełnienie formalności jest tak ważne?
Podczas, gdy klientka wypełnia dokumenty papierowe, łatwo jest przeoczyć czy napewno wszystkie niezbędne formalności zostały dopełnione (parafka na każdej stronie, odpowiedzi na wszystkie pytania, wymagane zgody, podpisy). Są to badzo istotne czynniki, jeśli dojdzie do sporu sądowego.
Korzystając z Beauty Doc masz pewność, że wszystkie formalności zostaną dopełnione – aplikacja nie pozwoli przejść do następnego kroku, bez odpowiedzi na wszystkie pytania oraz bez zaznaczenia wszelkich wymaganych zgód od klienta.
Czy muszę wgrać swoje RODO?
Tak, jest to konieczne – posiadanie RODO dostosowanego do rodzaju prowadzonej działalności jest wymagane, zarówno w wypełnianiu dokumentów w formie papierowej, jak i elektronicznej. Możesz skorzystać z naszego formularza, jednak pamiętaj, by dostosować go pod formę prowadzonej przez siebie działalności.
Jeżeli mają Państwo pytania związane z przetwarzaniem danych osobowych możecie się Państwo kontaktować z naszym Inspektorem Ochrony Danych Osobowych
Paweł Maliszewski
Telefon: +48606191915,
Adres e-mail: iod@perfectinfo.pl
Czy Beauty Doc udostępnia uniwersalne RODO?
Tak, znajdziesz w aplikacji uniwersalny formularz RODO, jednak należy go dostosować pod profil prowadzonej działalności.
Co grozi za nie spełnienie obowiązku informacyjnego (RODO)?
W zależności od rodzaju i powagi naruszenie prepisów RODO może wiązać się z takimi konsekwencjami jak: nałożenie przez Urząd Ochrony Danych Osobowych administracyjnych kar pieniężnych, odpowiedzialnością cywilną przed sądami okręgowymi, odpowiedzialnością dyscyplinarną, lub nawet odpowiedzialnością karną.
Dlaczego nie zbieramy takich danych jak numer i seria dowodu osobistego czy PESEL Klienta?
Minimalizujemy ilość zbieranych danych, ograniczając się jedynie do tych danych, które są niezbędne do celów, w których są przetwarzane. Numer i seria dowodu osobistego lub numer PESEL nie jest niezbędny w celu wykonania usługi.
Czy Klientka musi podawać adres zamieszkania?
Czy weryfikacja podpisu musi być każdorazowa?
Głównym zamysłem Beauty Doc było zapewnienie bezpieczeństwa zabiegowcom przez dopełnienie wszelkich formalności. Zatem od strony prawnej najbezpieczniej jest, jeśli weryfikujemy podpis Klienta przy każdym zabiegu i taki też jest proces w aplikacji.
Masz dodatkowe pytaniA ?
Chętnie odpowiemy
EKO
Jesteśmy eko – przedstawiamy Ci kompletne narzędzi, dzięki któremu możesz zapomnieć o drukowaniu, przechowywaniu i marnowaniu papieru.
W kilku krokach stwórz własny formularz z puli gotowych pytań i sformułowań lub wybierz gotowe zgody. Każdy element możesz edytować, dopasowując do swoich potrzeb. Formularze tworzysz tylko raz. Potem już tylko korzystasz, a BeautyDoc zajmie się całą resztą.