Aplikacja beauty-doc

logo_beauty doc_www
  • KROK PO KROKU
  • O APLIKACJI
    • FUNKCJE
    • FAQ
  • CENNIK
  • KONTAKT
  • WYPRÓBUJ

FAQ

FAQ

Najczęściej zadawane pytania

Czym jest aplikacja Beauty Doc i dla kogo aplikacja jest dedykowana?
Beauty Doc to rewolucyjna aplikacja do zarządzania dokumentacją zabiegową,
która zorganizuje pracę w Twoim gabinecie. Korzystając, masz wszystko w
jednym miejscu: pełną historie zabiegów, karty klientów, formularze
świadomej zgody, zdjęcia, dotychczasowe zgody, notatki. Korzystając z
Beauty Doc, proces wypełniania zgód zabiegowych oraz ich przechowywania,
archiwizowanie i wyszukiwanie odbywa się w aplikacji.
 
Aplikacja jest przeznaczona dla każdego zabiegowca, który pracuje z formularzami świadomej zgody.
 
Dzięki Beauty Doc:
1) Nie musisz tracić czasu na szukanie kart: po danych klienta wyszukujesz
w aplikacji jego kartę wraz z całą historią wizyt, notatkami, zdjęciami.
 
2) Nie musisz przeznaczać miejsca na przechowywanie dokumentacji
 
3) Nie musisz wydawać pieniędzy na drukowanie papierowych kart zabiegowych, segregatory, teczki, szafki pancerne oraz koszulki.
 
4) Dokumenty są przechowywane w chronionej, wirtualnej przestrzeni.
 
5) Dostęp do dokumentacji masz z każdego miejsca świata i o każdej porze.
Co zyskujesz, korzystając z BeautyDoc?

Posiadanie takiego narzędzia  w salonie jest w stanie zmienić komfort pracy i usprawnić ją. Jest to nieporównywalnie szybkie rozwiązanie względem  korzystania z dokumentów w wersji papierowej. Korzystając z BeautyDoc, nie trzeba niczego drukować, przechowywać, szukać kart w kartotece oraz poświęcać na nie miejsca. Ponadto karty nigdy się nie zgubią ani nie zniszczą (włamanie/pożar/zalanie etc). Dane są bezpiecznie przechowywane i dostępne w ciągu kilku chwil o każdej porze oraz z każdego miejsca na ziemi.

Czy w aplikacji jest dostępny również kalendarz wizyt?

Tak, Beauty Doc posiada także kalendarz wizyt z takimi funkcjonalnościami jak: ustalanie wizyt, przypomnienia o wizycie, masowa wysyłka SMS lub mail

FAQ

KORZYSTANIE Z APLIKACJI

Czy kalendarz można przetestować bezpłatnie?

Tak, kalendarz można testować bezpłatnie przez 2 tygodnie

Czy istnieje możliwość wysyłki przypomnień o wizycie?

Tak, system automatycznie wysyła SMS przypominający o wizycie

Czy istnieje możliwość masowej wysyłki wiadomości?

Tak, istnieje możliwość wysłania wiadomości masowych zarówno SMS, jak i e-mail

Czy istnieje możliwość wykupienia dodatkowych pakietów SMS?

Tak, pakiety sms wykupuje się na zasadzie doładowania konta. Można zasilić konto daną kwotą za określoną liczbę SMS.

Dostępne warianty: 5zł netto – 33 sms, 10zł netto – 67 sms, 15zł netto – 100 sms, 20zł netto – 133 sms, 30zł netto – 200 sms, 50zł netto – 333 sms, 100zł netto – 666 sms, 200zł netto – 1333 sms

czy dodatkowe pakiety SMS mają określony termin do ich wykorzystania ?

Pakiety SMS nie mają terminu ważności.

Czy w Beauty Doc są dostępne gotowe formularze świadomej zgody?
Tak, niezależnie od wybranego pakietu masz pełny dostęp do gotowych formularzy, które możesz dowolnie edytować. Ponadto masz możliwość tworzenia własnych formularzy.
Czy jest możliwość dodawania zdjęć do zabiegu?

Tak, do każdego zabiegu jest możliwość załączenia 5 zdjęć przed zabiegiem i 5 po zabiegu.

 

Czy jest możliwość dodawania notatek do zabiegów?

Tak, do każdego zabiegu możesz dodać notatkę. Jest także podział na notatki „ogólne” oraz „medyczne”, by najważniejsze informacje były dostępne bez szukania.

 

Jak wygląda karta Klienta, gdy wykonał on więcej niż jeden zabieg?
Każdy Klient posiada swoją kartę oraz historię wizyt. Po wejściu w kartę klienta, wyświetla się pełna historia wizyt (nazwy wypełnionych formularzy), ułożona chronologicznie wg dat. Wchodząc w poszczególne zabiegi będzie dostępny wypełniony formularz oraz dokumenty do niego załączone, a także zdjęcia oraz notatki z danego zabiegu.
Czy mogę dodać dodatkowy zapis do formularza, gdy przypadek danego klienta tego wymaga?

Tak, przy wypełnianiu zgody istnieje możliwość dodania dodatkowego dowolnego zapisu tzw. dodatkowej zgody, pod którym Klient się podpisze.

Jak wygląda proces wypełniania zgody przez klienta, jeśli mam recepcję?
Analogicznie, jak przy wypełnianiu zgody papierowej. Recepcja wręcza Klientowi tablet z formularzem do wypełnienia. Przy rozpoczynaniu w aplikacji nowego zabiegu, wybiera się pracownika wykonującego zabieg, dzięki czemu mamy informację, kto go wykonał. Jest także możliwość szybkiego przelogowania między kontami pracowników a recepcją, dzięki czemu ewentualne nanoszone zmiany także są przypisane do konkretnego pracownika.
 
Czym różnią się pakiety?

Pakiety są zróżnicowane na ilość pracowników oraz ilość generowanych formularzy miesięcznie. Każdy pakiet ma 2 tygodnie testowe bez opłat oraz pełną funkcjonalność aplikacji.

Który pakiet wybrać?

Pakiety są zróżnicowane ze względu na ilość pracowników danego salonu i tym należy się sugerować, wybierając pakiet dla siebie.

Na jakich urządzeniach mogę korzystać z aplikacji BeautyDOC?

Z Beauty Doc, możesz korzystać tak, jak jest Ci wygodnie – może to być tablet, telefon lub laptop, niezależnie od oprogramowania czy też producenta. Do wypełniania zgód przez klietki w gabinecie rekomendujemy tablet, ponieważ jest poręczny i najwygodniejszy w użytkowaniu, natomiast do tworzenia własnych formularzy, lub edycji już istniejących, rekomendujemy laptop, ze względu na łatwość kopiowania i wklejania tekstu.

W jakie urządzenia powinien być wyposażony salon kosmetyczny aby korzystać z aplikacji?

Rekomendujemy zakup tableta. Nie musi to być drogi sprzęt, wystarczy tani model. Do aplikacji logujesz się z poziomu przeglądarki, więc aplikacja nie zajmuje miejsca na urządzeniu.

Czy można przetestować aplikacja bezpłatnie?

Tak, można użytkować aplikację przez 2 tygodnie bezpłatnie. W okresie testowym jest pełna funkcjonalność aplikacji.

Jakich danych potrzebuję aby założyć konto?

Potrzebne będą takie dane jak: Imię, Nazwisko, nazwa firmy, NIP, adres prowadzenia działalności, numer kontaktowy oraz e-mail.

Jak założyć konto?

Jeśli jeszcze nie jesteś użytkownikiem Beauty Doc, wystarczy, że zarejestrujesz się przez stronę https://app.beautydoc.com.pl/login. Po utworzeniu konta masz 2 tygodnie okresu próbnego, który jest bezpłatny.

Ile kosztuje założenie konta?

Założenie konta jest bezpłatne.

Czy muszę mieć firmę aby założyć konto?

Tak, do założenia konta niezbędne jest podanie NIP – u

Czy jest i jak wygląda proces weryfikacji konta i firmy?

Po założeniu konta, otrzymasz na podany e-mail link weryfikacyjny, niezbędny do utworzenia konta. Nie prowadzimy weryfikacji firmy, bazujemy na danych podanych przez użytkownika.

Podałem błędny adres e-mail podczas rejestracji co powinienem zrobić?

Należy skontaktować się z administracją i podać poprawny adres email. Poprawimy go w bazie oraz wyślemy link weryfikujący.

Jak mogę skontaktować się z Biurem Obsługi Klienta?

Możesz skontaktować się z nami rozwijając nazwę swojej firmy w prawym górnym roku ekranu. Na rozwiniętym pasku wystarczy wejść w “kontakt z administracją”, by przesłać do nas wiadomość. Ponadto nasi konsultanci służą pomocą od poniedziałku do piątku w godzinach 9:00 – 16:00 pod numerem telefonu 735 657 548.

W jakich godzinach działa biuro obsługi klienta?

Biuro obsługi klienta działa od poniedziałku do piątku w godzinach 9:00-16:00

Czy klientka da radę sama wypełnić zgodę, czy potrzebna jest pomoc osoby wykonującej zabieg?

Aplikacja jest bardzo intuicyjna i prosta w obsłudze – Klientka otrzymuje od zabiegowca formularz do wypełnienia na tablecie i jak najbardziej może to zrobić sama. Po wypełnieniu zgody pojawia się podsumowanie, tablet przejmuje osoba wykonująca zabieg, by omówić z klientką wypełnioną zgodę oraz zweryfikować ewentualne przeciwwskazania. To jest także moment na to, by wrócić do wypełnianej zgody, w sytuacji gdy Klient odpowiedział nie poprawnie, lub czegoś nie wiedział. Po wywiadzie, klient składa podpis. Cała procedura wypełniania dokumentacji w Beauty Doc została przemyślana i zaprojektowana tak, by przypominała jak najbardziej dotychczasową procedurę wypełniania zgód w gabinecie.

Czy klientka może wyjść z wypełniania zgody i wejść w dowolne miejsce w aplikacji?

Nie ma takiej możliwości, wszelkie działania są zabezpieczone hasłem, dlatego też możesz mieć pewność, że nikt z nie upoważnionych osób będzie mógł przeglądać aplikacje. Klient wypełniając zgodę ma dostęp jedynie do tej funkcji.

Ile zajmuje wypełnienie formularza?
To zależy tylko od tego, jak długi będzie Twój formularz – wypełnia się podobnie, jak na papierze, a samo wypełnianie jest bardzo proste i intuicyjne.
 
Jakie są dostępne gotowe formularze zabiegowe ?
W aplikacji jest do dyspozycji 29 gotowych zgód, które można dowolnie edytować. Z czasem ilość formularzy systemowych będzie się zwiększać o kolejne dokumenty. Aplikacja posiada również kreator, w którym można tworzyć własne zgody.
 
Obecne zgody systemowe:
– Contour Sculpt – modelowanie sylwetki falą elektromagnetyczną Artemis Beauty
– FOCUS X – epilacja laserowa Artemis Beauty
– zgoda na zabieg estetyczny – zgoda na zabieg hialuronidazy
– zgoda na zabieg usuwania makijażu permanentnego/tatuażu z użyciem lasera
– zgoda na zabieg makijażu permanentnego 
– zgoda na zabieg makijażu permanentnego brwi
– zgoda na zabieg makijażu permanentnego ust
– zgoda na zabieg makijażu permanentnego w obszarze powieki
– zgoda na zabieg mikronakłuwania blizn
– zgoda na zabieg dopigmentowania makijażu permanentnego 
– zgoda na zabieg odświeżenia makijażu permanentnego 
– zgoda na zabieg makijażu permanentnego jako modelka podczas szkolenia
– zgoda na zabieg bezlaserowe usuwania makijażu permanentnego/tatuażu (remover)
– zgoda na zabieg kriolipolizy
– zgoda na zabieg mezoterapii igłowej
– zgoda na zabieg radiofrekwencji mikroigłowej
– zgoda na zabieg z użyciem lasera (usuwanie owłosienia, naczynka, przebarwienia etc)
– zgoda na zabieg z użyciem osocza bogatopłytkowego
– zgoda na zabieg plazmy azotowej
– zgoda na zabieg użycia toksyny botulinowej poza wskazaniami medycznymi
– zgoda na zabieg z użyciem nici
– zgoda na zabieg z użyciem kwasu hialuronowego.
– Pinfrax PRO – radiofrekwencja mikroigłowa Artemis Beauty
– Q Switch B.L.A.C.K PRO –  usuwanie PMU i tatuażu Artemis Beauty
– Recet 448 kHz – fala radiowa niskiej częstotliwości Artemis Beauty
– RODO (do wypełnienia danymi salonu)
– Rolly – endermomasaż rolkowy Artemis Beauty
– Zgoda na zabieg kolczykowania ciała
– Zgoda na wykonanie piercingu u osoby niepełnoletniej. Deklaracja dla rodzica/opiekuna prawnego

 

Jakie są ograniczenia w kreatorze formularzy?
Kreator formularzy nie ma ograniczeń co do ilości pytań i sekcji.
 
Tworząc formularz, można tworzyć takie sekcje jak:
– Pytanie z krótką odpowiedzią (do 100 znaków)
– Pytanie z długą odpowiedzią (do 500 znaków)
– Pytania jednokrotnego wyboru (brak ograniczeń co do ilości odpowiedzi)
– Pytania wielokrotnego wyboru (brak ograniczeń co do ilości odpowiedzi)
– Rozwijana lista odpowiedzi do wyboru (brak ograniczeń co do ilości odpowiedzi)
– Zgoda wymagana (brak ograniczeń co do ilości znaków)
– Zgoda niewymagana (brak ograniczeń co do ilości znaków)
– Tytuł i treść (brak ograniczeń co do ilości znaków)
 
Co z dokumentami utworzonymi w Beauty Doc, jeśli będę chciała zrezygnować z współpracy?

Po zakończeniu współpracy, każdy Klient będzie miał miesiąc, by pobrać poprzez masowy eksport całą dokumentacje, stworzoną w aplikacji. Należy w tym celu skontaktować się z administracją

Czy zdjęcia do zabiegu mogę dodać później?

Zdjęcia najlepiej dodawać od razu, można je robić bezpośrednio z tableta. Jeśli natomiast chciała byś dodać je później, to jak najbardziej jest taka możliwość. Należy natomiast pamiętać, że dopiero gdy zabieg jest zakończony, pojawia się w karcie klinta, w historii zabiegów.

Czy konieczna jest weryfikacja podpisu Klienta?

W Beauty Doc zawsze weryfikujemy podpis Klienta, ponieważ jedynie zweryfikowany podpis pozwala jednoznacznie zidentyfikować klienta.

Czy aplikacja zajmuje dużo miejsca na urządzeniu?

Aplikacja w ogóle nie zajmuje miejsca na urządzeniu, ponieważ się jej nie instaluje. Logujemy się do niej z poziomu przeglądarki.

 

Co zalecamy zrobić z dotychczasowymi zgodami klientów?

Do każdego pakietu jest możliwość wykupienia opcji wgrania dotychczasowych zgód klientów w PDF, by wszystkie dokumenty mieć w jednym miejscu. Można je podpiąć pod konkretnego klienta i będą widoczne w karcie danej osoby w zakładce “pliki”

Jakie dokumenty powinnam wgrać do formularzy?

Koniecznością jest wgranie własnego RODO. Rekomendujemy także wgranie regulaminu salonu oraz zaleceń pozabiegowych. Dokumenty wgrywa się w formacie PDF.

 

Czy gdy klientka przychodzi na kolejny zabieg konieczne jest wypełnianie kolejnej zgody na zabieg?

Tak, ponieważ jest to kolejny zabieg, na który klientka musi wyrazić zgodę, oraz by zabieg dodał się do historii zabiegów. Natomiast by skrócić formalności do minimum, można w karcie klienta wybrać zabieg, który będzie powtarzany oraz kliknąć “ponów zabieg”. To działanie przekierowuje nas do wypełnionego przez Klientkę formularza. Można nanieść zmiany, jeśli takowe zaszły, lub przejść bezpośrednio do podpisu Klientki. Całość zajmuje dosłownie chwilę.

Jak zmienić dane firmy w systemie?
Wystarczy rozwinąć pasek, który znajduje się w prawym górnym rogu ekranu, obok nazwy Twojej firmy. Następnie z rozwijanej listy należy wybrać “Twoja firma” oraz nacisnąć przycisk edycji, przy danych do faktury, by je edytować.
Jak odzyskać utracone hasło?

Hasło można odzyskać poprzez opcję “Odzyskaj hasło” w panelu logowania.

Czy dane i dokumenty przechowywane w aplikacji są bezpieczne?

Beauty Doc przechowuje dane na dwóch niezależnych serwerach, wobec czego nie ma możliwości utraty danych. Każdy z serwerów jest dedykowany jedynie dla naszej firmy oraz są one dzierżawione u dwóch niezależnych dostawców. Serwery, na których przechowujemy dane są na terytorium Unii Europejskiej.

Czy moje zgody znikną, jeśli zepsuje mi się urządzenie?

Nie, dlatego że wszystkie dokumenty wygenerowane przez Beauty Doc przechowywane są na serwerze, nie na urządzeniu z którego użytkujesz aplikacje. Dokumenty są więc bezpieczne niezależnie od tego, czy uszkodzisz urządzenie, czy zostanie ono skradzione.

Czy mogę korzystać z aplikacji na wielu urządzeniach?

Jak najbardziej. Logowanie do systemu odbywa się z poziomu przeglądarki, więc aplikacja nie jest zainstalowana na konkretnym urządzeniu. Można zalogować się z dowolnego urządzenia.

Moje konto zostało zablokowane, jak je odblokować?

Jeśli Twoje konto zostało zablokowane, prawdopodobnie masz nie opłaconą fakturę. Po uregulowaniu należności odzyskasz dostęp do pełnej funkcjonalności aplikacji. Jeśli natomiast nie jest to kwestia płatności, skontaktuj się z administracją.

Kiedy następuje rozliczenie mojej usługi?

Po wybraniu pakietu oraz opcji rozliczenia (miesiąc/kwartał/rok) zostaje wystawiona faktura, którą należy opłacić, by aktywować pakiet. 

Kiedy otrzymam fakturę za aplikację?

Faktura zostaje wystawiona od razu po wybraniu danego pakietu. By go aktywować, należy opłacić fakturę przez bramkę płatności.

Jak usunąć konto?
W tej sprawie należy zwrócić się do administratora serwisu.
 

 

Jak usunąć moje dane z aplikacji BeautyDOC?
W tej sprawie należy zwrócić się do administratora serwisu.
 

 

PRAWO I RODO

Czy platformę Beauty Doc dotyczy Doktryna Dac7 ?

Beauty Doc nie jest platformą sprzedażową/marketplace – za jej pośrednictwem nie odbywa się sprzedaż na linii Salon – Klient. Wobec czego nie jesteśmy zobligowani raportować o sprzedaży do Urzędu Skarbowego

Czy prawo dopuszcza dokumentację elektroniczną w razie sporu sądowego? Jeśli tak, to na jakiej podstawie?
Polskie prawo dopuszcza formę dokumentową, podobnie jak papierową i może ona być stosowana. Mówi o tym m.in. zapis art. 77(3) kodeksu cywilnego: ,,Dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią” – czyli dokumentem wg prawa jest nie tylko papier z podpisem.
Kolejny zapis kodeksu cywilnego stanowi o tym, że: „do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie” – art. 77(2) Kodeksu cywilnego. 
 
Ponadto, podpis odręczny także może zostać zakwestionowany. Jeśli dojdzie do sporu sądowego, kluczowe będzie udowodnienie od kogo pochodzi złożone oświadczenie (podpis) – w tym celu wprowadziliśmy dodatkowe uwierzytelnianie podpisu klienta poprzez e-mail lub SMS, co pozwala jednoznacznie zidentyfikować klienta.
Dlaczego dopełnienie formalności jest tak ważne?

Podczas, gdy klientka wypełnia dokumenty papierowe, łatwo jest przeoczyć czy napewno wszystkie niezbędne formalności zostały dopełnione (parafka na każdej stronie, odpowiedzi na wszystkie pytania, wymagane zgody, podpisy). Są to badzo istotne czynniki, jeśli dojdzie do sporu sądowego.
Korzystając z Beauty Doc masz pewność, że wszystkie formalności zostaną dopełnione – aplikacja nie pozwoli przejść do następnego kroku, bez odpowiedzi na wszystkie pytania oraz bez zaznaczenia wszelkich wymaganych zgód od klienta.

Czy muszę wgrać swoje RODO?

Tak, jest to konieczne – posiadanie RODO dostosowanego do rodzaju prowadzonej działalności jest wymagane, zarówno w wypełnianiu dokumentów w formie papierowej, jak i elektronicznej. Możesz skorzystać z naszego formularza, jednak pamiętaj, by dostosować go pod formę prowadzonej przez siebie działalności.

Jeżeli mają Państwo pytania związane z przetwarzaniem danych osobowych możecie się Państwo kontaktować z naszym Inspektorem Ochrony Danych Osobowych

Paweł Maliszewski
Telefon: +48606191915,
Adres e-mail: iod@perfectinfo.pl

Czy Beauty Doc udostępnia uniwersalne RODO?

Tak, znajdziesz w aplikacji uniwersalny formularz RODO, jednak należy go dostosować pod profil prowadzonej działalności.

Co grozi za nie spełnienie obowiązku informacyjnego (RODO)?

W zależności od rodzaju i powagi naruszenie prepisów RODO może wiązać się z takimi konsekwencjami jak: nałożenie przez Urząd Ochrony Danych Osobowych administracyjnych kar pieniężnych, odpowiedzialnością cywilną przed sądami okręgowymi, odpowiedzialnością dyscyplinarną, lub nawet odpowiedzialnością karną.

Dlaczego nie zbieramy takich danych jak numer i seria dowodu osobistego czy PESEL Klienta?

Minimalizujemy ilość zbieranych danych, ograniczając się jedynie do tych danych, które są niezbędne do celów, w których są przetwarzane. Numer i seria dowodu osobistego lub numer PESEL nie jest niezbędny w celu wykonania usługi.

Czy Klientka musi podawać adres zamieszkania?
 
W aplikacji jest to pole nie wymagane. Dajemy możliwość decyzji, czy dany salon chce zbierać takie dane
Czy weryfikacja podpisu musi być każdorazowa?

Głównym zamysłem Beauty Doc było zapewnienie bezpieczeństwa zabiegowcom przez dopełnienie wszelkich formalności. Zatem od strony prawnej najbezpieczniej jest, jeśli weryfikujemy podpis Klienta przy każdym zabiegu i taki też jest proces w aplikacji.

Masz dodatkowe pytaniA ?

Chętnie odpowiemy

Jesteśmy
EKO

Jesteśmy eko – przedstawiamy Ci kompletne narzędzi, dzięki któremu możesz zapomnieć o drukowaniu, przechowywaniu i marnowaniu papieru.

Kilka kroków

W kilku krokach stwórz własny formularz z puli gotowych pytań i sformułowań lub wybierz gotowe zgody. Każdy element możesz edytować, dopasowując do swoich potrzeb. Formularze tworzysz tylko raz. Potem już tylko korzystasz, a BeautyDoc zajmie się całą resztą.

KONTAKT
+ 48 735 657 548
kontakt@beautydoc.com.pl
Pon. - Pt. 9:00 - 16:00
MENU
O aplikacji
Cennik
FAQ
BAZA WIEDZY
Regulamin zakupów
Polityka prywatności
Ta strona korzysta z ciasteczek aby świadczyć usługi na najwyższym poziomie. Korzystanie ze strony oznacza, że zgadzasz się na ich użycie.